Gerade in der oftmals stressigen Vorweihnachtszeit stellen wir fest, dass wir unruhig werden und nervös, weil wir die vielen Dinge, die wir vor dem Fest noch zu erledigen haben, nicht mehr schaffen.

Wir haben lange To-Do Listen mit vielen Aufgaben vor uns (in Schriftform oder im Kopf) – und wissen angesicht der Fülle und Unübersichtlichkeit nicht, wie wir das alles schaffen und womit wir anfangen sollen. Wir sehen „den Wald vor lauter Bäumen“ nicht mehr, was uns nachhaltig verunsichern kann und uns oftmals auch schlaflose Nächte und geistige Unruhe beschert.

 

Die 6 Schritte zur Bearbeitung von To-Do Listen

Heute erkläre ich, wie wir in 6 einfachen Schritten jeden einzelnen Listeneintrag unserer TO-DO Listen schnell und nachhaltig abarbeiten und damit wieder Ruhe in unseren Geist bringen können!
Wichtig ist dabei, alles was wir bei der Durchführung der Schritte erarbeiten, aufzuschreiben – so können wir es immer wieder nachlesen und auch während der Arbeit an einem Thema immer wieder zurückgehen.

Der Vorteil dieser Methode ist, dass wir die unwichtigen Punkte in unserer Liste identifizieren und entweder eliminieren oder zeitlich verschieben können. Damit wird die To-Do Liste schon mal viel kleiner. Weiterhin erhalten wir eine gute Übersicht über die auf der liste verbliebenen wichtigen Aufgaben sowie eine klar gegliederte und einfach umzusetzende Vorgehensweise zur Umsetzung.

Die 6 Schritte können in recht kurzer Zeit abgearbeitet werden. Je wichtiger ein Thema ist, desto exakter müssen wir uns allerdings um die Ausarbeitung kümmern. Grundsätzlich gilt aber hier: „Übung macht den Meister“, d.h. wir werden automatisch schneller und effektiver, wenn wir die Bearbeitungsmethode mehrmals durchgeführt haben – also nicht direkt verzweifeln!

 

Das sind die 6 Schritte zur Bearbeitung To-Do Listen – Einträgen:

Wir haben unsere To-Do Liste vor uns. Am besten fangen wir oben mit dem ersten Punkt der Liste an.

 

1. Schritt: „Worum geht es hier eigentlich?“
Wir machen uns zu dem Thema unseres Listeneintrags grundsätzliche Gedanken. Wir definieren, worum es genau geht und was wir wollen – oder nicht wollen.

–> Beispiel:

Unser To-Do Listeneintrag lautet „Für meine Frau ein neues Smartphone zu Weihnachten kaufen“. Meine Frau könnte ein neues Smartphone gut gebrauchen, weil ihr aktuelles Gerät schon alt ist und das Betriebssystem nicht mehr aktualisiert wird. Manche Apps laufen deshalb nicht mehr auf dem Smartphone. Außerdem ist der Akku schlechter geworden, sodass die Laufzeit sehr gering ist und sie das Gerät jeden Tag laden muss. Und ich benötige sowieso ein schönes Weihnachtsgeschenk für meine Frau.

 

2. Schritt: „Ist das wichtig oder ist das unwichtig für uns? Und warum genau?“
Wir prüfen, ob es für uns wirklich wichtig ist, dieses Thema weiter zu durchdenken und zu bearbeiten. Falls ja, warum? Wir schreiben uns alle Punkte auf, die uns dazu einfallen. Falls wir das Thema als unwichtig einstufen, ebenfalls aufschreiben.

–> Beispiel:

Ein neues Smartphone ist meines Erachtens wichtig, denn man benötigt heutzutage ein gut funktionierendes Gerät für Online-Banking, für Katastrophenmeldungen, für Corona-Infektionen, automatische Kartenzahlungen im Laden, für den Kauf von Online-Tickets für Bus und Bahn, für eine sichere Online-Routenplanung, für Nachrichtenaustausch über ‚WhatsApp‘ und ähnliche Dienste, für E-Mails und um schnell eine wichtige Information im Internet zu suchen.

 

3. Schritt: „Was steht für uns auf dem Spiel?“
Hier prüfen wir, ob wir einen Vorteil oder einen echten Nachteil haben, wenn wir diesen Punkt unserer Liste entweder bearbeiten oder eben nicht.
Haben wir keinen Vor- aber auch keinen Nachteil – d.h. es steht also nichts auf dem Spiel für uns – und es ist vielleicht auch noch unwichtig für uns, können wir diesen Punkt in der Liste einfach streichen.
Steht jedoch etwas auf dem Spiel, d.h. wir hätten tatsächlich einen Vor- oder einen Nachteil, machen wir mit dem nächsten Punkt weiter.

–> Beispiel:

Ein altes Smartphone sorgt für einen echten Nachteil, weil außer dem Telefon nicht mehr viel nutzbar ist.

 

4. Schritt: „Wie könnten wir eine Lösung für dieses Thema erreichen?“
Hier geht es darum, Lösungen für das gewählte Thema zu finden.
Wir machen ein kleines Brainstorming, in dem wir einfach alles aufschreiben, was uns als Lösung einfällt. Das dürffen gerne auch völlig verrückte Sachen sein!
Dann gehen wir unsere Lösungsvorschlge durch, überlegen was am meisten Sinn macht und entscheiden uns für die beste Lösung.

–> Beispiel:

Ich könnte in einen Handy-Laden gehen und ein geeignetes Gerät aussuchen. Andererseits könnte ich auch einen neuen Vertrag abschließen, in dem ein Smartphone enthalten ist. Es gibt auch die Möglichkeit, ein Smartphone im Internet zu bestellen. Und schließlich fällt mir noch ein, dass ich auch ein gutes Gebrauchtgerät zu wesentlich günstigeren Konditionen im Internet bestellen kann.

 

5. Schritt: „Welche Maßnahmen sind nötig, um das Ziel zu erreichen?“
Um diese Lösung umzusetzen, benötigen wir einen guten Plan.
Dafür erstellen wir ein Oberziel (das ist natürlich die Lösung des aktuellen Themas) und unterteilen es in mehrere Unterziele. Diese Unterziele werden dann jeweils nochmal in Unter-Unterziele unterteilt usw.. Das kann man so lange machen, wie nötig: Manchmal reicht eine einmalige Unterteilung, es gibt aber auch kompliziertere Vorgehensweisen, die eine tiefere Aufgliederung benötigen.
Zum Schluss haben wir eine ganze Menge kleiner, aber relativ leicht zu erreichender Ziele vor uns stehen, die wir mit jeweils geringem Aufwand abarbeiten können.
Hier gehen wir von unten nach oben in die Abarbeitung: Zunächst bearbeiten wir alle kleinen Ziele der untersten Kategorie. Wenn diese Ziele alle bearbeitet wurden und damit erreicht sind, sollten die darüberstehenden Ziele entweder bereits erreicht sein oder können jetzt in Angriff genommen werden.

–> Beispiel:

Das oberste Ziel ist es, meiner Frau ein Smartphone zu Weihnachten zu schenken. Unterziele dazu sind „Smartphone kaufen“ und „Marktüberblick verschaffen“.
Das Unterziel „Marktüberblick verschaffen“ erhält von mir die Unter-Unterziele „Smartphones zwischen 200 und 300 EUR“, „auf welche Funktionen lege ich besonderen Wert“, „mögliche Farben“ und „Anbieter neu/gebraucht“. Ich ermittele also, welche Smartphone-Modelle von welchen Herstellern es in dieser Preisklasse in einem schönen Rosé-Farbton gibt, die besonders gute Laufzeiten haben und die besonders für die Nutzung von WhatsApp geeignet sind. Dann suche ich mir die Anbieter für die Geräte im Internet heraus und in meiner gut erreichbaren Nähe.
Das Unterziel „Smartphone kaufen“ versehe ich mit den Unter-Unterzielen „Preise für die infrage kommenden Smartphones im Laden, im Internet und gebraucht“ und „Lieferzeiten“. Ich sehe beim Vergleich der Angebote, dass das gebrauchte Gerät am günstigsten ist. Da der Preis allerdings weniger als 50 EUR unter den Neugeräten liegt, entscheide ich mich lieber für den Kauf eines neuen Geräts. Aus den infrage kommenden Geräten entscheide ich mich für ein bestimmtes Modell. Ein Anbieter im Ladenbereich in meiner Nähe hat das Gerät vorrätig, sodass ich es dort direkt kaufen kann. Im Onlinebereich sind keine langen Lieferzeiten genannt, aber ich weiss aus Erfahrung, dass Lieferungen in der Vorweihnachtszeit häufig verspätet kommen – das ist mit zu gefährlich.

 

6. Schritt: „Wie könnte das Timing aussehen?“
Jetzt vergeben wir für jedes kleine Unter-Unterziel, jedes Unterziel und das Oberziel einen Termin.
Das bedeutet, dass wir eine Planung machen, wann welcher Punkt bearbeitet wird und wann er fertig bearbeitet sein soll.
So wissen wir dann genau, wann wir an den vielen kleinen Punkten arbeiten müssen und wann wir fertig sind bzw. wann wir unser Ziel erreicht haben – und wir den Punkt auf unserer To-Do Liste streichen können.

–> Beispiel:

Das Unterziel „Marktüberblick verschaffen“ soll bis spätestens 2 Wochen vor Weihnachten erreicht sein, damit noch ausreichend Zeit für das Unterziel „Smartphone kaufen“ bleibt – Termin: 10.12..

Die Erledigung der einzelnen Aufgaben sieht also so aus:
– > bis 5.12. – Marktüberblick Smartphones zwischen 200 und 300 EUR
– > bis 8.12. – auf welche Funktionen lege ich besonderen Wert?
-> bis 9.12. – mögliche Farben
-> bis 10.12. – Liste aller Anbieter neu/gebraucht

Das Unterziel „Smartphone kaufen“ muss bis spätestens zum 22.12. abgeschlossen sein.
Dafür muss ich die Unter-Unterziele erreicht haben:
-> bis 16.12. – Preise für die infrage kommenden Smartphones im Laden, im Internet und gebraucht
-> bis 19.12. – Lieferzeiten

Wenn ich also bis zum 10.12. den Marktüberblick durchgeführt und bis zum 22.12. das Smartphone gekauft habe, habe ich das Ziel erreicht.

 

So, jetzt können uns der nächsten Aufgabe in der To-Do Liste widmen. Natürlich können auch mehrere Punkte der To-Do Liste gleichzeitig bearbeitet werden, aber ich warne davor, zuviele Punkte gleichzeitig anzugehen! Denn dann geraten wir wieder sehr leicht ins Schwimmen!

Gerne berate ich Sie in der Umsetzung der 6 Schritte zur Bearbeitung von To-Do Listen – sprechen Sie mich einfach an!